CaixaFactura

Le ofrecemos el servicio CaixaFactura, la solución de facturación electrónica de ”la Caixa” con la que su empresa podrá simplificar sus procesos de gestión, ganar en competitividad y contribuir al desarrollo sostenible.

Preguntas frecuentes sobre CaixaFactura

  • Principales ventajas.

    • Reducción en costes (manipulación del papel, correo, archivo, etc.).

    • Total seguridad, con sistema de identificación único que permite el control de acceso a las facturas.

    • Acceso al archivo electrónico de las facturas las 24 horas del día.

    • Uso de la firma delegada de ”la Caixa” para firmar facturas con todas las garantías legales.

    • Incorporación del modelo estándar homologado por el Ministerio de Economía y Hacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

    • Y, además, nuevas funciones que agilizan la gestión y el control de las facturas y que permiten un uso más práctico y dinámico de todas las funcionalidades.

    Tratamiento habitual de las facturas:

    Tratamiento con CaixaFactura:

  • Tarifas y comisiones.

  • Operativa.

    El proceso de emisión y recepción de facturas se simplifica y se aporta una mayor operatividad.

    Proceso de emisión de facturas

    • Generación de facturas electrónicas y físicas.

    • Generación de avisos de expedición y entrega.

    • Validador del contenido de los datos y de la firma.

    • Posibilidad de anexar documentos a las facturas.

    • Búsqueda selectiva, visualización e impresión tanto de las facturas emitidas como de las recibidas y de sus documentos anexos.

    • Consulta del estado de las facturas.

    • Custodia de las facturas según los términos legales establecidos.

    • Diferentes tipos de facturas: original, autofactura, rectificativa...

    • Generación automática del cuaderno de factoring.

    • Generación automática de los cuadernos de cobros y pagos.

    Proceso de recepción de facturas

    • Revisión de facturas y documentos adicionales.

    • Descarga de facturas a través de ficheros estandarizados.

    • Notificación de aceptación/rechazo.

    • Acceso on-line al estado e histórico de las facturas.

    • Archivo y custodia de las facturas.

    • Impresión masiva de las facturas.

    Ver estructura de ficheros estandarizados

  • Condiciones de uso.

    • Disponer de un ordenador con conexión a internet.
    • Ser cliente de Línea Abierta.
    • Darse de alta en el servicio CaixaFactura, a través de internet.
  • Aspectos legales.

    La legislación prevé y regula la facturación electrónica como medio para mejorar la efectividad y abaratar los costes de gestión que conlleva el sistema tradicional de facturación en papel a los profesionales y empresarios obligados a facturar.

    El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Esta norma, tras establecer la obligación de remitir y conservar las facturas, permite la posibilidad al emisor y al receptor de cumplir estas obligaciones a través de medios electrónicos, siempre que se cumplan una serie de requisitos.

    Asimismo, la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, incluidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.

    Por un lado, para la remisión de la factura por medios electrónicos se exige que el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito, y que los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido. En cuanto a la conservación de la factura por medios electrónicos, es necesario que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se haya recibido o remitido, así como la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma, u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Asimismo, será necesario que los documentos conservados por medios electrónicos sean gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso on-line a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria ante cualquier solicitud de esta.

    La garantía de autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas que se hayan remitido por medios electrónicos puede acreditarse de varias formas, siendo una de ellas la utilización de una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas.

    El servicio CaixaFactura permite cumplir con los requerimientos que exigen tanto el citado Real Decreto como la Orden que lo desarrolla para la facturación electrónica, pudiendo incorporar el titular su propia firma electrónica a las facturas remitidas a través del servicio o encargar a ”la Caixa” la expedición en su nombre de las facturas, para lo cual ”la Caixa” utilizará su propia firma electrónica, que reúne las características citadas. En este último caso, es obligatorio que las facturas así expedidas se identifiquen con una serie específica y distinta.

    Igualmente, el servicio CaixaFactura pone a disposición de su titular la posibilidad de conservación electrónica de las facturas, con los requisitos que para esta obligación exige la normativa citada y las resoluciones de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria dictadas con relación a esta materia.

    Ejemplo de aceptación

    Para la obtención del consentimiento expreso por parte de sus clientes con vistas a la utilización de métodos electrónicos para la emisión y recepción de facturas, le facilitamos un ejemplo del contenido, sin perjuicio de que se puede obtener el consentimiento por cualquier medio, verbal o escrito:

    De conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, así como en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, manifestamos nuestro consentimiento para que, por parte de xxxxxxxxxxxx1, S.A., o en su nombre, nos sean remitidas por medios electrónicos las facturas que se deriven de nuestras relaciones comerciales presentes y futuras.

1 xxxxxxxxxxxx representa el nombre de la empresa emisora de las facturas.

*Oferta válida para nuevos clientes del servicio CaixaFactura que se den de alta entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014. No están incluidos dentro de esta promoción, y por lo tanto se facturarán en caso de ser utilizados, los costes derivados de la emisión electrónica y archivo durante el primer año, la emisión de factura física y archivo durante el primer año y el archivo a partir del segundo año.